5 błędów kosmetologów w dokumentacji klientek
Dobra dokumentacja to podstawa profesjonalnego gabinetu. Niestety, wiele kosmetologów popełnia błędy, które mogą kosztować ich utratę klientek, problemy prawne lub po prostu nieefektywną pracę.
Oto 5 najczęstszych błędów i sposoby jak ich unikać.
Błąd #1: Brak systematyczności
Problem:
Dokumentacja prowadzona "na kolanie", notatki na karteczkach, informacje rozrzucone w różnych miejscach. Efekt? Przed wizytą szukasz informacji o klientce przez 10 minut.
Rozwiązanie:
- Ustal jeden system do prowadzenia dokumentacji
- Uzupełniaj kartę klientki zaraz po zabiegu, nie odkładaj na później
- Używaj szablonów - te same pola dla każdej klientki
"Dokumentacja uzupełniana na bieżąco zajmuje 2 minuty. Uzupełniana po tygodniu - 20 minut, jeśli w ogóle pamiętasz szczegóły."
Błąd #2: Za mało szczegółów
Problem:
Wpisy typu "peeling, wszystko ok" nie mówią nic. Za miesiąc nie będziesz pamiętać jaki peeling, jakie stężenie, jakie reakcje.
Rozwiązanie:
Dokumentuj zawsze:
- Użyte produkty - nazwa, stężenie, czas ekspozycji
- Reakcje skóry - zaczerwienienie, wrażliwość, dyskomfort
- Zalecenia - co ma robić klientka w domu
- Następna wizyta - co planujesz
Przykład dobrego wpisu:
Data: 15.12.2024
Zabieg: Peeling migdałowy 40%
Czas ekspozycji: 8 minut
Reakcja: lekkie zaczerwienienie, bez pieczenia
Zalecenia: SPF 50 przez 7 dni, unikać retinolu
Następna wizyta: peeling 50% za 2 tygodnie
Błąd #3: Ignorowanie historii zdrowotnej
Problem:
Klientka przychodzi na zabieg, nie pytasz o zmiany w stanie zdrowia od ostatniej wizyty. Tymczasem zaczęła brać leki na nadciśnienie, które zwiększają światłoczułość skóry.
Rozwiązanie:
- Przy pierwszej wizycie - szczegółowy wywiad zdrowotny
- Przy każdej kolejnej - pytaj o zmiany: "Czy coś się zmieniło od ostatniej wizyty? Nowe leki, choroby, ciąża?"
- Aktualizuj kartę - nawet drobne zmiany mogą mieć znaczenie
Kluczowe pytania:
- Czy przyjmujesz nowe leki?
- Czy jesteś w ciąży lub karmisz piersią?
- Czy miałaś ostatnio jakieś zabiegi u dermatologa?
- Czy zauważyłaś nowe alergie lub reakcje skórne?
Błąd #4: Brak zdjęć przed/po
Problem:
Klientka po 6 zabiegach mówi "nie widzę różnicy". Nie masz zdjęć, więc nie możesz udowodnić postępów. Frustracja po obu stronach.
Rozwiązanie:
- Zdjęcia przy pierwszej wizycie - front, profil, problematyczne miejsca
- Te same warunki - oświetlenie, kąt, odległość
- Regularnie - co 3-4 zabiegi lub po zakończeniu kuracji
- Zgoda na zdjęcia - pisemna, zgodna z RODO
Pro tip:
Pokaż klientce zdjęcia przed i po na zakończenie kuracji. To najlepsza rekomendacja - widoczne efekty budują lojalność.
Błąd #5: Brak rekomendacji produktowych
Problem:
Robisz świetne zabiegi, ale klientka w domu używa nieodpowiednich kosmetyków. Efekty są słabsze, klientka niezadowolona, a Ty nie wiesz dlaczego.
Rozwiązanie:
- Dokumentuj rekomendacje - co polecasz do pielęgnacji domowej
- Wyjaśnij dlaczego - klientka musi rozumieć cel
- Sprawdzaj przy kolejnej wizycie - czy stosuje zalecone produkty
- Daj na piśmie - Beauty Plan z konkretnymi produktami
Struktura rekomendacji:
- Problem - co chcemy rozwiązać
- Produkt - konkretna nazwa i marka
- Stosowanie - rano/wieczór, jak często
- Oczekiwane efekty - co klientka zauważy
Podsumowanie
Unikaj tych 5 błędów:
| Błąd | Rozwiązanie | |------|-------------| | Brak systematyczności | Jeden system, uzupełnianie na bieżąco | | Za mało szczegółów | Produkty, reakcje, zalecenia | | Ignorowanie historii zdrowotnej | Wywiad przy każdej wizycie | | Brak zdjęć | Dokumentacja fotograficzna | | Brak rekomendacji | Beauty Plan z produktami |
Profesjonalna dokumentacja w kilka kliknięć
COSMETLY automatyzuje prowadzenie dokumentacji - szablony, zdjęcia, historia zabiegów i rekomendacje produktowe w jednym miejscu. Wypróbuj za darmo.