RODO w gabinecie kosmetycznym - co musisz wiedzieć

Prowadzisz gabinet kosmetyczny i zbierasz dane klientek? RODO dotyczy również Ciebie. W tym artykule wyjaśniamy najważniejsze kwestie związane z ochroną danych osobowych w branży beauty.

Czym jest RODO?

RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) to unijne prawo, które reguluje sposób zbierania, przechowywania i przetwarzania danych osobowych. Obowiązuje od 25 maja 2018 roku.

Dane osobowe to między innymi:

• Imię i nazwisko
• Numer telefonu
• Adres e-mail
• Zdjęcia (w tym zdjęcia zabiegów)
• Informacje o stanie zdrowia
• Historia zabiegów

Jakie obowiązki masz jako kosmetolog?

1. Podstawa prawna przetwarzania

Musisz mieć legalną podstawę do przetwarzania danych. W gabinecie kosmetycznym najczęściej będzie to:

• Zgoda klientki - na marketing, newsletter
• Wykonanie umowy - rezerwacja wizyty, realizacja zabiegu
• Obowiązek prawny - dokumentacja medyczna (dla zabiegów inwazyjnych)
• Prawnie uzasadniony interes - np. dochodzenie roszczeń

2. Obowiązek informacyjny

Przy pierwszej wizycie musisz poinformować klientkę o:

• Kim jesteś (administrator danych)
• W jakim celu przetwarzasz dane
• Jak długo będziesz je przechowywać
• Jakie ma prawa (dostęp, sprostowanie, usunięcie)
• Komu możesz przekazać dane

Pro tip: Przygotuj czytelną klauzulę informacyjną i daj klientce do podpisania przy pierwszej wizycie.

3. Dokumentacja

Powinieneś prowadzić:

• Rejestr czynności przetwarzania - co, po co, jak długo
• Politykę prywatności - dostępną na stronie/w gabinecie
• Umowy powierzenia - jeśli korzystasz z zewnętrznych systemów

Dane wrażliwe - szczególna ochrona

Informacje o stanie zdrowia (alergie, choroby, przyjmowane leki) to dane wrażliwe. Wymagają:

• Wyraźnej, pisemnej zgody
• Szczególnych zabezpieczeń
• Ograniczonego dostępu

Dotyczy to również:

• Zdjęć przed/po zabiegach
• Informacji o ciąży
• Historii chorób skóry

Jak długo przechowywać dane?

| Typ danych | Okres przechowywania | |------------|---------------------| | Dane kontaktowe | Do wycofania zgody lub 3 lata od ostatniej wizyty | | Dokumentacja medyczna | 20 lat (zabiegi inwazyjne) | | Faktury | 5 lat | | Zdjęcia zabiegów | Do wycofania zgody |

Prawa klientki

Każda klientka ma prawo do:

1. Dostępu - może poprosić o kopię swoich danych
2. Sprostowania - poprawienia błędnych danych
3. Usunięcia - "prawo do bycia zapomnianym"
4. Przenoszenia - otrzymania danych w formacie elektronicznym
5. Sprzeciwu - wobec marketingu

Masz 30 dni na odpowiedź na żądanie klientki.

Naruszenia i kary

Za nieprzestrzeganie RODO grożą kary do 20 mln EUR lub 4% rocznego obrotu. W praktyce UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych) nakłada kary proporcjonalne do skali naruszenia.

Najczęstsze błędy:

• Brak zgody na przetwarzanie danych wrażliwych
• Wysyłanie marketingu bez zgody
• Przechowywanie danych dłużej niż to konieczne
• Brak zabezpieczeń (hasła, szyfrowanie)

Praktyczne wskazówki

Zabezpieczenia techniczne:

• Hasła do komputera i systemów
• Szyfrowanie danych
• Regularne kopie zapasowe
• Aktualizacje oprogramowania

Zabezpieczenia organizacyjne:

• Szkolenie pracowników
• Ograniczony dostęp do danych
• Procedura postępowania przy naruszeniu
• Regularna weryfikacja danych

Podsumowanie

RODO w gabinecie kosmetycznym to:

✅ Legalna podstawa przetwarzania danych ✅ Informowanie klientek o ich prawach ✅ Szczególna ochrona danych wrażliwych ✅ Odpowiednie zabezpieczenia techniczne ✅ Dokumentacja (rejestry, zgody, umowy)

---

COSMETLY pomaga w zgodności z RODO

Nasze rozwiązanie automatycznie szyfruje dane wrażliwe, przechowuje je na serwerach w UE i pozwala łatwo zarządzać zgodami klientek. Sprawdź jak to działa.